Bouwen terwijl je vliegt. Eigenaarschap organiseren als de kaders nog ontbreken.

Bouwen terwijl je vliegt. Dat is misschien wel de beste omschrijving van werken in een scale-up. Niet alles is geregeld, kaders ontbreken soms en de processen lopen achter de groei aan. En dat is oké, want het is het onvermijdelijke bewijs dat je aan het opschalen bent.

De vraag is alleen hoe je in die fase voorkomt dat belangrijke zaken tussen wal en schip vallen. Hoe verdeel je de verantwoordelijkheden binnen het management als de lijntjes nog vaag zijn. Dit is het moment waarop echt leiderschap het verschil maakt, en waarop je als directie of founder zichtbaar wordt in de manier waarop je met onzekerheid omgaat.

1. Maak eigenaarschap expliciet, maar houd het flexibel

In een scale-up werken starre functieomschrijvingen niet. Wat wel werkt is helderheid over domeinen. Spreek binnen het managementteam niet af wie welke taak uitvoert, maar wie de focus op het eindresultaat het meeste heeft. Gebruik eenvoudige kaders zoals wie beslist en wie uitvoert, en accepteer dat de invulling per week kan verschuiven. Dat is geen slordigheid, dat is de realiteit van snel groeien.

Iemand hoeft niet elke stap zelf te zetten om eigenaar te zijn. Het gaat erom dat er één persoon wakker ligt van het resultaat.

2. Leiderschap toon je in de grijze gebieden

Echt leiderschap in een scale-up toon je niet door je eigen afdeling perfect te runnen. Je toont het door op te staan wanneer iets van niemand lijkt te zijn. Zie je een gat in de communicatie of een proces dat begint te kraken, wijs dan niet naar een ander maar pak het op. See a gap, own it. Dat is de cultuur die je als managementteam moet uitdragen, want een team kopieert precies wat het de leiding ziet doen.

3. Bouw een veilige manier in om gaten te vinden

Fouten in procedures of ontbrekend beleid zijn geen falen, het zijn groeipijnen. Het belangrijkste is dat je ze bespreekbaar maakt, zonder dat iemand zich hoeft te verdedigen.

• Zet een vast agendapunt op de wekelijkse managementmeeting waarin je de simpele vraag stelt waar het op dit moment schuurt.
• Benoem de gaten die naar boven komen zonder oordeel en wijs meteen iemand aan die ermee aan de slag gaat.
• Streef niet naar dichtgetimmerd corporate beleid maar naar een werkbare afspraak die voor nu goed genoeg is, want volgend kwartaal optimaliseer je alweer verder.

Wat dit met jou doet als founder of directielid

Deze manier van werken vraagt veel van je organisatie, maar minstens zoveel van jezelf. Want de grijze gebieden zijn niet alleen een organisatievraagstuk, ze landen uiteindelijk op jouw bord.

Je bent degene die vrede moet sluiten met voor nu goed genoeg, terwijl een deel van je het liefst alles netjes dichtgetimmerd zou zien. Dat schuurt, en dat mag je voelen. Tegelijk is het precies die rust waarmee jij omgaat met onaffe situaties die je team overneemt. Blijf jij kalm als iets nog wiebelt, dan durft je team dat ook.

Er zit alleen een valkuil in see a gap, own it die je vooral bij jezelf moet bewaken. Als jij structureel de gaten opvult, word je vanzelf de standaardoplossing voor alles wat van niemand is. Langzaam wordt het grijze gebied jouw vaste terrein, en dat put uit. Eigenaarschap uitdragen betekent daarom ook dat je een gat soms bewust zichtbaar laat liggen, zodat een ander de ruimte krijgt om op te staan.

En dan is er de eenzaamheid die bij deze fase hoort. Je neemt beslissingen zonder volledige informatie, vaak zonder iemand boven je bij wie je even kunt toetsen of je het goed ziet. Naar buiten toe straal je richting uit, van binnen weeg je onzekerheden af die je niet met iedereen kunt delen. Dat is normaal, en het is ook het moment waarop het waardevol wordt om een plek te hebben waar je hardop mag twijfelen zonder dat het meteen een besluit wordt.

Tot slot

Verantwoordelijkheid nemen kun je niet afdwingen met een handboek. Je creëert het door een cultuur van vertrouwen en actie, en door zelf voor te leven hoe je met onzekerheid omgaat. De grijze gebieden verdwijnen niet als je groeit, ze verschuiven alleen mee. Hoe eerder je leert om er ontspannen in te bewegen, hoe steviger je organisatie en jijzelf die groei aankunnen.