Sommige mensen zitten niet in je team. Ze staan op je to-do lijst.

Er zit iemand in je salesteam die zijn target haalt. Elk jaar weer. En toch weet je ergens diep vanbinnen dat er iets grondig mis is.

Het CRM wordt nooit bijgewerkt, leads verdampen omdat niemand weet wat de status is, afspraken over werkwijze worden weggeknikt in het overleg en alweer vergeten voor de deur dichtvalt. En als er iets niet gebeurd is, ligt het altijd ergens anders aan. De klant reageerde niet, marketing leverde niks aan, het systeem werkte tegen.

Op papier presteert deze persoon. In werkelijkheid haalt hij een target dat allang niet meer past bij waar je bedrijf staat. Het jaartarget is te laag, dus zelfs met halve inzet komt hij eroverheen. Het cijfer geeft hem dekking. En jij weet het.

Ooit was hij een aanwinst

Dit is het ongemakkelijke deel. Deze persoon was ooit precies wat je nodig had.

In de startup-fase, toen alles chaos was en niemand wist hoe sales eigenlijk moest, was hij degene die gewoon deals binnenhaalde. Geen proces, geen CRM-discipline, geen structuur, maar wel omzet. In het land der blinden is eenoog koning, en jouw bedrijf was op dat moment stekeblind.

Het probleem is niet dat hij veranderd is. Het probleem is dat hij niet veranderd is, terwijl alles om hem heen wel veranderde. Je bedrijf groeide van startup naar scale-up, er kwamen processen, systemen, collega's die van elkaar afhankelijk zijn. Wat vroeger ondernemerschap heette, heet nu eigengereidheid. Wat vroeger flexibiliteit was, is nu onvoorspelbaarheid.

De lat is verschoven. Hij niet.

Waarom je te lang wacht

Hier speelt een mechanisme dat bij vrijwel elke founder en directie voorkomt. Credits uit het verleden.

Hij stond er toen het moeilijk was. Hij heeft klanten binnengehaald waar het bedrijf op gebouwd is. Dus krijgt hij gesprek na gesprek, verbeterplan na verbeterplan, nog een laatste kans na de vorige laatste kans. Niet omdat je gelooft dat het beter wordt, maar omdat afscheid nemen voelt als verraad aan wie hij ooit was.

Ondertussen betaal je een prijs die niet op de winst- en verliesrekening staat.

Want je team ziet alles. Ze zien dat CRM-discipline blijkbaar optioneel is als je maar lang genoeg in dienst bent. Ze zien dat afspraken voor de één hard zijn en voor de ander een suggestie. Ze zien dat excuses werken. En langzaam gebeurt er iets giftigs. Je beste mensen passen zich niet naar boven aan maar naar beneden. Of erger, ze vertrekken. Niet vanwege die ene collega, maar vanwege wat jij ermee doet. Namelijk niets.

Een rotte appel bederft de mand niet door zijn eigen rot. Hij bederft de mand omdat iedereen kan zien dat hij mag blijven liggen.

Het moment van realisatie

Er komt een punt waarop je jezelf een oprechte vraag moet stellen. Zit deze persoon nog in mijn team, of staat hij op mijn to-do lijst?

Het verschil is simpel. Teamleden kosten aandacht die iets oplevert, ze groeien, ze tillen anderen mee, ze maken jou beter. To-do lijst-mensen kosten aandacht die alleen maar schade beperkt, gesprekken voorbereiden, gedrag documenteren, brandjes blussen bij collega's, smoezen wegen. Als je zondagavond aan iemand denkt en het gevoel is niet trots maar zwaarte, dan weet je in welke categorie hij valt.

En wees oprecht over nog iets. Als deze persoon vandaag zou solliciteren op zijn eigen functie, met de eisen van nu, zou je hem aannemen? Als het antwoord nee is, heb je je besluit eigenlijk al genomen. Je voert het alleen nog niet uit.

Hoe je dit aanpakt

Niet met nog een goed gesprek. Die fase is voorbij.

Maak expliciet wat de functie vandaag vraagt, niet wat hij drie jaar geleden vroeg. CRM-discipline, procesafspraken en samenwerking zijn geen bijzaken naast het target, ze zijn onderdeel van de prestatie. Leg dat vast, met concrete gedragsafspraken en een heldere termijn. Documenteer wat je ziet, feitelijk en zonder drama, en koppel er een consequentie aan die je ook echt bereid bent uit te voeren.

Daarmee geef je hem iets wat al die welwillende gesprekken nooit gaven. Duidelijkheid. Sommige mensen richten zich dan alsnog op. De meesten niet, en dan heb je in elk geval de basis om netjes en respectvol afscheid te nemen. Respect voor wat iemand betekend heeft toon je niet door hem eindeloos te laten bungelen in een rol waar hij niet meer in past. Dat is geen loyaliteit, dat is uitstel verpakt als fatsoen.

En vergeet de rest van je team niet. Zij hebben allang gezien wat jij te lang niet wilde zien. Op het moment dat je ingrijpt, herstel je niet alleen een functie. Je herstelt de geloofwaardigheid van elke afspraak die je ooit met je team hebt gemaakt.

De echte vraag gaat over jou

Dit soort dossiers zijn zelden ingewikkeld op de inhoud. Ze zijn ingewikkeld omdat jij er middenin zit. Omdat er geschiedenis is, loyaliteit, schuldgevoel, en de stille angst dat je zonder deze persoon een gat hebt dat je niet direct kunt vullen.

Precies daarom is dit een gesprek dat je niet met je MT voert, want die hebben er belang bij, een mening over de persoon, of allebei. Dit is bij uitstek een onderwerp voor executive sparring. Iemand van buiten die geen geschiedenis heeft met de persoon in kwestie en je de vraag durft te stellen die je jezelf ontwijkt.

Want de vraag is niet of je het weet. Je weet het al maanden. De vraag is wat het je kost om er niets mee te doen.